Fünf Bausteine
Die meisten schwachen Antworten kommen aus zu knappen Aufträgen. Das Sprachmodell kennt Ihren Betrieb, Ihre Kunden und Ihre Hausregeln nicht. Was im Auftrag fehlt, ersetzt es durch Vermutungen.
RolleSie arbeiten im Kundendienst eines Heizungsherstellers. KontextEin Fachhandwerker fragt, ob das Ersatzteil ET-4711 in Anlagen der Baureihe B passt. Das Datenblatt liegt bei. AufgabeSchreiben Sie eine Antwort an den Kunden. FormatHöchstens fünf Sätze, Sie-Form, am Ende die Seite im Datenblatt, auf die Sie sich stützen. BeispielSo antworten wir sonst: „Guten Tag, ET-4711 passt laut Datenblatt (S. 2) zu Anlagen der Baureihe B.“
| Baustein | Frage dahinter | Beispiel |
|---|---|---|
| Rolle | Aus welcher Sicht soll geschrieben werden? | Sie arbeiten im Innendienst eines Großhändlers für Haustechnik. |
| Kontext | Was muss das Modell wissen, das nur Sie wissen? | Die Muster GmbH hat am 12.09. ein Angebot erhalten und nicht geantwortet. |
| Aufgabe | Was genau soll entstehen? | Entwerfen Sie eine Nachfassmail. |
| Format | Wie soll das Ergebnis aussehen? | Höchstens fünf Sätze, Sie-Form, mit Vorschlag für den Betreff. |
| Beispiel | Wie sieht ein gelungenes Ergebnis aus? | Eine frühere Mail, die gut ankam, ohne Namen und Kundendaten. |
Stellen Sie eine Aufgabe je Auftrag. „Fassen Sie das Protokoll zusammen und nennen Sie offene Punkte mit Verantwortlichen“ ist eine Aufgabe mit klarem Ergebnis. „Kümmern Sie sich um die Nachbereitung“ ist keine.
Schreiben Sie etwas über unseren neuen Heizkörper.
Sie arbeiten im Vertrieb eines Herstellers von Heizkörpern. Schreiben Sie eine Produktbeschreibung für <Produkt>, gerichtet an Fachhandwerker. Höchstens fünf Sätze, sachlich, ohne Werbesprache. Nennen Sie <Vorteil 1> und <Vorteil 2>. Verwenden Sie nur Angaben aus dem Datenblatt. Datenblatt: ### <Datenblatt> ###
Legen Sie fest, wann das Ergebnis fertig ist. Ein Satz wie „Fertig ist die Mail, wenn sie den neuen Liefertermin und die Ansprechperson nennt“ hält den Umfang klein und macht das Prüfen einfach.
Stehen Anweisung und eingefügter Text in einem Auftrag, markieren Sie, was was ist: etwa „Anfrage:“ davor und ### vor und nach dem Text. Das hilft dem Modell, Anweisung und Unterlage auseinanderzuhalten. Eingefügter Text von außen bleibt Material, das bearbeitet wird, und das Ergebnis prüfen Sie trotzdem.
Was nicht im Auftrag steht, ersetzt das Sprachmodell durch eine Vermutung.
Beispiele mitgeben
Wenn Ergebnisse einheitlich aussehen sollen, zeigen Sie ein bis drei Beispiele. Das Modell übernimmt Aufbau, Ton und Länge. Ein ausgefülltes Muster ist oft klarer als eine lange Beschreibung.
Wann Beispiele helfen
- Antworten auf wiederkehrende Kundenfragen sollen im gleichen Stil klingen.
- Protokolle und Statusberichte sollen immer gleich aufgebaut sein.
- Eingehende Anfragen sollen eingeordnet werden, etwa als Bestellung, Ersatzteil oder Reklamation.
- Ihr Team hat einen eigenen Schreibstil, den die Entwürfe treffen sollen.
Beantworten Sie Kundenfragen im Stil der Beispiele. Gleicher Aufbau: Dank, Auskunft, Angebot zur Rückfrage, Gruß. Kunde fragt: Wie lange dauert die Lieferung? Antwort: Vielen Dank für Ihre Anfrage. Die Lieferzeit beträgt <Lieferzeit> Werktage. Bei Fragen melden Sie sich gern bei mir. Freundliche Grüße, <Name> Kunde fragt: Kann ich meine Bestellung stornieren? Antwort: Vielen Dank für Ihre Nachricht. Solange die Ware nicht versandt ist, ist eine Stornierung möglich. Ich prüfe den Stand und melde mich heute bei Ihnen. Freundliche Grüße, <Name> Kunde fragt: <neue Frage> Antwort:
Beispiele wirken stark. Das Modell übernimmt auch Fehler und Eigenheiten. Wählen Sie Muster, die Sie selbst so verschicken würden, und entfernen Sie Namen und Kundendaten daraus.
Geht es nur um ein Format, genügt oft ein Beispiel. Sind die Fälle verschieden, nehmen Sie zwei oder drei unterschiedliche Beispiele, damit das Modell nicht jeden Fall in dieselbe Schablone presst.
Ein gutes Muster ersetzt viele Regeln.
Schritt für Schritt arbeiten lassen
Bei Aufgaben mit mehreren Überlegungen, etwa einer Abwägung oder einer Fehlersuche, lassen Sie das Modell die Schritte einzeln aufschreiben, bevor es ein Ergebnis nennt. Sie sehen dann, an welcher Stelle eine Annahme nicht stimmt.
Warum gibt es so viele Reklamationen zu ET-4711?
Unten stehen die Reklamationen zu ET-4711 aus dem letzten Quartal. 1. Ordnen Sie jede Reklamation einer Ursache zu: Montage, Material, Transport oder unklar. 2. Listen Sie je Ursache die Nummern der zugehörigen Reklamationen auf. 3. Schlagen Sie erst danach zwei Maßnahmen vor. Reklamationen: ### <Liste> ###
Gehen Sie Schritt für Schritt vor. Problem: <Beschreibung> 1. Nennen Sie die möglichen Ursachen. 2. Schreiben Sie zu jeder Ursache, was dafür und was dagegen spricht, gestützt nur auf die Angaben unten. 3. Schlagen Sie vor, was wir als Nächstes prüfen sollten, um die Ursache einzugrenzen. Angaben: ### <Angaben, etwa Fehlermeldung, Anlagentyp, was schon versucht wurde> ###
Große Aufgaben teilen Sie auf mehrere Aufträge auf. Statt „Erstellen Sie das Lastenheft“ schreiben Sie: „Wir gehen in drei Stufen vor: Gliederung, Anforderungen, offene Fragen. Beginnen Sie mit der Gliederung.“ Nach jeder Stufe sehen Sie das Ergebnis an, bevor es weitergeht.
Wir müssen entscheiden: <Entscheidung>. Nennen Sie drei mögliche Vorgehensweisen als Tabelle mit den Spalten Vorgehen, Aufwand, Risiko, Voraussetzungen. Empfehlen Sie danach eine und begründen Sie die Empfehlung in drei Sätzen. Die Entscheidung treffen wir selbst. Rahmen: ### <Budget, Frist, Beteiligte> ###
Summen, Fristen und Preise rechnen Sie in der Tabellenkalkulation nach. Das Sprachmodell erklärt einen Rechenweg verständlich, verrechnet sich aber gelegentlich, auch wenn die Begründung schlüssig klingt.
Ein sichtbarer Zwischenschritt lässt sich prüfen, ein fertiges Urteil nicht.
Format und Länge vorgeben
Ohne Vorgabe wählt das Modell selbst eine Form, oft länger und allgemeiner als nötig. Nennen Sie Textart, Umfang, Ton und Empfänger.
| Vorgabe | So steht es im Auftrag |
|---|---|
| Textart | Eine Mail mit Betreffzeile. |
| Umfang | Höchstens fünf Sätze. Oder: fünf Stichpunkte mit je einer Zeile. |
| Ton | Sachlich und freundlich, ohne Werbesprache. |
| Empfänger | Für einen Einkäufer, der das Produkt nicht kennt. |
| Aufbau | Erst die Antwort, dann die Begründung. |
| Grenzen | Nur Angaben aus dem Text unten. Keine Preise nennen. |
Geben Sie die Länge in Sätzen, Absätzen oder Stichpunkten vor. Wörter zählt das Sprachmodell nicht zuverlässig, eine Wortzahl ist nur eine grobe Richtung.
Was steht in diesen Anfragen?
Lesen Sie die Anfragen unten. Geben Sie eine Tabelle aus mit den Spalten Absender, Anliegen, Artikel, gewünschter Termin, Rückfrage nötig (ja oder nein). Fehlt eine Angabe, lassen Sie das Feld leer. Anfragen: ### <Anfragen> ###
Prüfen Sie bei solchen Tabellen einige Zeilen gegen die Originale. Ein Feld kann falsch zugeordnet sein, ohne dass es auffällt.
Wer die Form vorgibt, muss hinterher weniger umbauen.
Nachbessern statt neu anfangen
Das erste Ergebnis ist ein Entwurf. Passt es nicht, sagen Sie im selben Gespräch genau, was sich ändern soll. Das Modell hat den Entwurf noch vor sich und baut darauf auf.
Kurze Rückmeldungen, die wirken
- „Zu technisch. Schreiben Sie es für jemanden ohne Fachkenntnis.“
- „Zu lang. Drei Sätze genügen.“
- „Sachlicher, ohne Werbesprache.“
- „Behalten Sie Aufbau und Inhalt, kürzen Sie nur den zweiten Absatz.“
- „Nennen Sie zu jeder Angabe die Stelle im Datenblatt.“
- „Stellen Sie mir zuerst die Fragen, die Sie brauchen, um das gut zu erledigen.“
So verbessern Sie in Runden
- Auftrag stellenMit den fünf Bausteinen, so gut es geht.
- Ergebnis lesenNotieren Sie, was fehlt oder stört.
- Eine Sache ändernEine Rückmeldung je Runde. So sehen Sie, was wirkt.
- Gegen das Ziel prüfenErfüllt das Ergebnis, was Sie unter „fertig“ festgelegt haben?
- Auftrag festhaltenÜbernehmen Sie die Verbesserungen in den ursprünglichen Auftrag und speichern Sie ihn als Vorlage.
Kürzen Sie die Mail unten auf höchstens fünf Sätze. Inhalt, Termine, Zahlen und Zusagen bleiben unverändert. Streichen Sie Wiederholungen und Floskeln, Anrede und Gruß bleiben. Nennen Sie danach in einer Zeile, was Sie gestrichen haben. Mail: ### <Mail> ###
Lange Gespräche driften. Nach vielen Runden vermischen sich frühere Annahmen mit neuen. Beginnen Sie dann ein neues Gespräch mit dem verbesserten Auftrag und einer kurzen Zusammenfassung von Ziel, Stand und offenen Punkten.
Eine Änderung je Runde zeigt, was wirkt.
Wenn die KI nicht liefert
Die meisten Fehlschläge gehen auf wenige Ursachen zurück. Sehen Sie zuerst in den Auftrag, bevor Sie dem Werkzeug die Schuld geben.
| Fehlerbild | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Die Antwort ist allgemein und passt zu jedem Betrieb. | Kontext fehlt: Empfänger, Vorgeschichte, Hausregeln. | Hintergrund ergänzen: „Der Kunde hat am 12.09. ein Angebot erhalten und nicht geantwortet.“ |
| Falsche Form, etwa Fließtext statt Liste. | Kein Format vorgegeben. | „Fünf Stichpunkte mit je einer Zeile.“ |
| Der Ton passt nicht zum Empfänger. | Zielgruppe und Ton fehlen. | „Für einen Einkäufer. Sachlich, ohne Werbesprache.“ |
| Zu lang oder zu kurz. | Kein Umfang genannt oder nur eine Wortzahl. | Umfang in Sätzen oder Stichpunkten vorgeben. |
| Vieles ist nur angerissen. | Mehrere Aufgaben in einem Auftrag. | Aufteilen: eine Aufgabe je Auftrag, Ergebnis ansehen, dann weiter. |
| Jede Antwort sieht anders aus. | Kein Muster vorhanden. | Ein bis drei Beispiele mitgeben. |
| Fachbegriffe fehlen oder sind falsch. | Rolle und Fachebene unklar. | „Sie sind Techniker für Heizung und Sanitär.“ Dazu die gewünschten Begriffe nennen. |
| Maße oder Lieferzeiten sind erfunden. | Die Unterlage fehlte, das Modell hat geraten. | Datenblatt einfügen: „Nur Angaben aus dem Text, Fehlendes als offen kennzeichnen.“ |
| Die Antwort schweift ab. | Keine Grenze gesetzt. | „Beschränken Sie sich auf die Lieferzeit.“ |
| Die Schlussfolgerung ist nicht nachvollziehbar. | Nur das Ergebnis verlangt. | Zwischenschritte einzeln aufschreiben lassen und prüfen. |
Wenn gar nichts klappt
- VereinfachenKürzen Sie den Auftrag auf die eine Aufgabe, um die es geht.
- Beispiel zeigenFügen Sie ein Muster des gewünschten Ergebnisses ein.
- TeilenZerlegen Sie die Aufgabe in kleinere Schritte und prüfen Sie jeden.
- Mehrdeutiges suchenLesen Sie den Auftrag wie jemand, der Ihren Betrieb nicht kennt. Welche Wörter lassen sich anders verstehen?
- Eignung klärenManche Aufgaben passen nicht: exakte Rechnungen, aktuelle Preise, Auskünfte, die in keiner Unterlage stehen. Dafür gibt es bessere Wege als das Sprachmodell.
Vor dem Absenden kurz prüfen
- Das Ziel lässt sich in einem Satz sagen.
- Das Modell hat alle Unterlagen, die es braucht.
- Format und Umfang sind genannt.
- Im Auftrag steht, woran Sie ein fertiges Ergebnis erkennen.
- Namen und Kundendaten sind ersetzt, wo die Regel im Betrieb das verlangt.
- Sie wissen, wie Sie das Ergebnis prüfen.
Fehlt etwas im Ergebnis, fehlt es meist schon im Auftrag.
Vorlagen für Büroaufgaben
Ersetzen Sie die Platzhalter in spitzen Klammern. Namen, Adressen und Rechnungsnummern geben Sie nur ein, wenn die Regel in Ihrem Betrieb das für Ihr Werkzeug erlaubt. Im Zweifel fragen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten.
Sie arbeiten im Innendienst von <Betrieb, etwa Großhändler für Haustechnik>. Beantworten Sie die Kundenanfrage unten. Vorgaben: - Sie-Form, freundlich und sachlich, höchstens sechs Sätze. - Verwenden Sie nur Angaben aus den Unterlagen unten. - Was die Unterlagen nicht beantworten, nennen Sie als offene Frage, statt es zu ergänzen. - Keine Zusagen zu Preisen oder Lieferterminen, die nicht in den Unterlagen stehen. Anfrage: ### <Anfrage> ### Unterlagen: ### <Datenblatt, Preisliste oder Auszug> ###
Sie arbeiten im Vertrieb von <Betrieb>. Am <Datum> haben wir <Kunde> ein Angebot über <Gegenstand> geschickt, seitdem kam keine Antwort. Entwerfen Sie eine Nachfassmail. Vorgaben: - Freundlich und bestimmt, ohne Druck und ohne Werbesprache. - Höchstens fünf Sätze, dazu ein Vorschlag für den Betreff. - Fragen Sie, ob das Angebot noch passt, und bieten Sie ein kurzes Telefonat an. - Fertig ist die Mail, wenn sie die Angebotsnummer <Nummer>, die Gültigkeit bis <Datum> und meine Durchwahl <Durchwahl> nennt.
Sie sind Techniker für Heizung und Sanitär. Fassen Sie das Datenblatt unten für <Empfänger, etwa einen Einkäufer> zusammen. Sechs Stichpunkte: Einsatzbereich, technische Eckdaten, Anschlüsse, Besonderheiten, Lieferumfang, offene Fragen. Nennen Sie bei jeder Zahl die Seite oder den Abschnitt im Datenblatt. Steht etwas nicht drin, schreiben Sie „nicht angegeben“. Datenblatt: ### <Text> ###
Sie sind erfahrener Einkäufer. Vergleichen Sie die Angebote unten für <Warengruppe>. Geben Sie eine Tabelle aus mit den Spalten Lieferant, Preis je Einheit, Lieferzeit, Zahlungsbedingungen, Gewährleistung, Auffälligkeiten. Übernehmen Sie die Werte wörtlich aus den Angeboten. Fehlt ein Wert, lassen Sie das Feld leer. Nennen Sie danach in höchstens drei Sätzen, worin sich die Angebote außer im Preis unterscheiden, und welche Rückfragen wir stellen sollten. Angebot A: ### <Text> ### Angebot B: ### <Text> ###
Erstellen Sie aus meinen Stichpunkten unten ein Protokoll der Besprechung <Thema> vom <Datum>. Aufbau: 1. Teilnehmende 2. Ergebnisse und Entscheidungen 3. Aufgaben als Tabelle mit den Spalten Aufgabe, verantwortlich, Termin 4. Offene Punkte Ergänzen Sie nichts, was nicht in den Stichpunkten steht. Fehlt bei einer Aufgabe die verantwortliche Person oder der Termin, schreiben Sie „offen“. Stichpunkte: ### <Notizen> ###
Sie arbeiten im Kundendienst von <Betrieb>. Unten steht eine verärgerte Reklamation zu <Artikel, etwa ET-4711>. Entwerfen Sie eine Antwort. Vorgaben: - Sachlich und höflich, ohne Floskeln. Gehen Sie kurz auf den Ärger ein, ohne Schuld einzuräumen oder abzustreiten. - Nennen Sie die nächsten Schritte: <zum Beispiel Foto anfordern, Rücksendung, Technikerbesuch>. - Keine Zusagen zu Kulanz, Gutschrift oder Ersatz. Darüber entscheidet <zuständige Person>. - Höchstens acht Sätze. Reklamation: ### <Text> ###
Schreiben Sie den Text unten so um, dass ihn jemand ohne Fachkenntnis versteht, etwa <Empfänger, zum Beispiel ein Hauseigentümer>. Vorgaben: - Kurze Sätze, je ein Gedanke. - Fachbegriffe ersetzen oder beim ersten Vorkommen in einem Halbsatz erklären. - Alle Sicherheitshinweise und Zahlen bleiben vollständig erhalten. - Gleiche Reihenfolge wie im Original. Text: ### <Montageanleitung oder Schreiben> ###
Aufträge nach Rolle
Die Rolle im Auftrag steuert Sicht, Ton und Fachebene der Antwort. Wählen Sie eine Rolle, die zur Aufgabe passt, und sagen Sie dazu, für wen das Ergebnis ist.
| Bereich | Typische Aufgaben | Anfang des Auftrags |
|---|---|---|
| Vertrieb | Nachfassen, Gespräche vorbereiten, Einwände sammeln | „Sie sind erfahrener Vertriebsmitarbeiter für Haustechnik. Morgen spreche ich mit einem skeptischen Einkäufer über <Angebot>. Nennen Sie die fünf wahrscheinlichsten Einwände und je eine sachliche Antwort.“ |
| Innendienst | Anfragen beantworten und einordnen, Lieferstände erklären | „Sie arbeiten im Innendienst. Ordnen Sie die Anfragen unten als Tabelle: Absender, Anliegen, Artikel, Dringlichkeit, Rückfrage nötig.“ |
| Einkauf | Angebote vergleichen, Verhandlungen vorbereiten | „Sie sind erfahrener Einkäufer. Ich verhandle mit <Lieferant> über <Warengruppe>. Bereiten Sie vor: unsere Ziele, mögliche Zugeständnisse, Argumente, Rückfallposition.“ |
| Verwaltung | Protokolle, Schreiben, Ablage ordnen | „Sie sind Sachbearbeiterin in der Verwaltung. Machen Sie aus den Notizen unten ein Protokoll mit Entscheidungen und Aufgaben.“ |
| Technik | Datenblätter erklären, Fehler eingrenzen, Anleitungen vereinfachen | „Sie sind Techniker für Heizung und Sanitär. Erklären Sie einem Laien in einfachen Worten, was im Datenblatt unten steht.“ |
| Personal | Stellenbeschreibungen, Gesprächsleitfäden, Einarbeitungspläne | „Sie sind erfahrene Personalreferentin. Entwerfen Sie eine Stellenbeschreibung für <Position> mit Aufgaben, Anforderungen und dem, was wir bieten.“ |
Bei Personalthemen ist besondere Vorsicht geboten: Bewerbungen, Zeugnisse und Gesprächsnotizen enthalten personenbezogene Daten. Was davon in welches Werkzeug darf, regelt Ihr Betrieb. Fragen Sie im Zweifel Ihren Datenschutzbeauftragten.
Hier ist ein Auftrag, den ich für <Zweck> verwenden möchte: ### <Ihr Auftrag> ### Prüfen Sie ihn auf Klarheit und Vollständigkeit. Welche Angaben fehlen, was lässt sich missverstehen? Schlagen Sie danach eine verbesserte Fassung vor, die Rolle, Kontext, Aufgabe und Format enthält und, wo es hilft, ein Beispiel.
Was in Ihrem Team gut funktioniert, gehört in eine gemeinsame Sammlung von Vorlagen. Schreiben Sie dazu, wofür eine Vorlage gedacht ist und was zuletzt geändert wurde. Macht die KI wiederholt denselben Fehler, kommt die Korrektur in die Vorlage, damit sie beim nächsten Mal gilt.
Eine gute Vorlage erspart dem Team die Runden Nachbessern, die Sie schon hinter sich haben.